Dublettenerkennung mit reDUB > Glossar Dublettenprüfung

Welche Vorteile eine Dublettenprüfung einem Unternehmen und dessen Adressbestand bringt

In Datenbanken können Adressen z.B. von Kunden mit minimalen Unterschieden in der Schreibweise unbemerkt doppelt bzw. drei- oder sogar mehrfach vorkommen. Eine gute und regelmäßige Dublettenprüfung bringt einem Unternehmen jede Menge Vorteile, auf die in diesem Artikel genauer eingegangen werden soll.

Zur Definition: Eine Dublettenprüfung (z.B. mit der Dublettensoftware reDUB) filtert doppelte Einträge aus einer Adressdatenbank heraus und sorgt auf diese Weise dafür, dass sich nach dem Dublettensuchlauf im Adressbestand bzw. in der Datenbank nur noch wenig oder (im Idealfall) keine Dubletten mehr befinden.

Für die meisten Unternehmen ist das größte Argument, dass durch einen schlanken Datenbestand mit wenigen Dubletten viel Geld gespart werden kann bzw. dass an dieser Stelle ein großes Einsparpotenzial vorzufinden ist, z.B. wenn das Unternehmen seinen Datenbestand vor der Versendung eines großen Mailings an Kunden einer Dublettenprüfung unterzieht. Zum einen werden Kosten beispielsweise für Werbematerial wie Kataloge etc. gespart, zum anderen muss weniger Geld für das Versandmaterial wie z.B. Verpackungsmaterial ausgegeben werden. Dazu kommen noch Einsparpotenziale hinsichtlich des Portos, wenn Kunden Interessenten nicht doppelt angeschrieben werden.

Eine Dublettenprüfung vor einem Mailing sorgt zudem dafür, dass ein Imageverlust für das werbende Unternehmen vermieden wird. Dieser Imageverlust ist meist der Fall, wenn Kunden oder Interessenten versehentlich doppelt oder im schlimmsten Fall sogar mehrfach angeschrieben werden. Erhält der Kunde oder Interessent nur gezielt einen gut aufbereiteten Brief, so fühlt er sich persönlicher angesprochen und nicht „als einer unter vielen“.

Als weiterer Punkt ist zu beachten, dass es aus juristischer Sicht problematisch werden kann, wenn Liefer- oder Mailingsperren nicht beachtet werden. Nicht selten drohen Kunden oder Interessenten z.B. mit dem Anwalt, „sollten sie noch einmal angeschrieben werden“. Auch hier kann dem Unternehmen eine Dublettenprüfung im Vorfeld viel Ärger ersparen: Taucht der Kunde in der Adressdatenbank nicht mehrfach auf (weil die Dubletten im Vorfeld aussortiert wurden), ist auch nicht die Gefahr gegeben, dass dadurch Liefer- oder Mailingsperren nicht beachtet werden.

Wurde ein Mailing erfolgreich versendet, werden häufig die Response-Werte bzw. die Rückmeldungen z.B. in Form von Kundenanalysen ausgewertet. An dieser Stelle kommt wieder der Vorteil einer Dublettenprüfung im Vorfeld ins Spiel: Ein sauberer Datenbestand, in welchem jeder Kunde oder Interessent nur einmal auftaucht, verbessert das Ergebnis solcher Analysen erheblich, da jedem Kunden/Interessenten seine Werte in der Datenbank eindeutig zugeordnet werden können.

Aus dem oben genannten Grund werden zudem lückenhafte Bestellhistorien vermieden: Sind die Kundeneinträge in der Adressdatenbank auf Grund einer Dublettenprüfung eindeutig zugeordnet, kann auch die Bestellhistorie für jeden Kunden lückenlos abgebildet werden. Dies ist ein wertvoller Vorteil für ein Unternehmen, z.B. wenn ein Mitarbeiter in der Datenbank nachschlagen möchte, für welche Artikel sich ein Kunde besonders interessiert oder wenn er eine Kundenretoure bzw. Rücksendung bearbeiten möchte.

Für die IT-Abteilung eines Unternehmens ist es häufig wichtig, dass die Datenbestände schlank gehalten werden bzw. dass auf den Servern und Rechnern wenig Speicherplatz verbraucht wird. An dieser Stelle sorgt eine Dublettenprüfung dafür, dass die Adressbestände von unnötigem „Ballast“ in Form von doppelten und mehrfachen Einträgen befreit werden und weniger Speicherplatz verbraucht wird als eigentlich nötig. So bleibt auf den Servern mehr Speicherplatz frei und es muss ggf. nicht in neue Hardware investiert werden.

Ein schlanker Adressbestand, der eine Dublettenprüfung durchlaufen hat, bringt zusätzlich den Vorteil mit sich, dass Verarbeitungen auf dieser Datenbank wesentlich schneller durchgeführt werden können. Mit jeder Dublette im Datenbestand, die nicht entfernt wird und die sich weiterhin in der Datenbank befindet, potenziert sich die Verlangsamung - Verarbeitungen auf der Datenbank können bei weitem nicht so schnell wie gewünscht durchgeführt werden. Bei großen Adressbeständen (z.B. mit mehreren Millionen Einträgen an Kundendaten) können derartige Verlangsamungen für den Anwender, der mit der Adressdatenbank arbeitet, sogar optisch sichtbar werden. Mit Verarbeitungen können in diesem Zusammenhang z.B. SQL-Abfragen oder Auswertungen allgemein gemeint sein.

Fasst man die oben genannten Vorteile einer Dublettenprüfung zusammen, so sind die Vorteile für alle beteiligten Fachgruppen und Geschäftsebenen wie z.B. für den Controller, für die IT-Abteilung und nicht zuletzt für die Geschäftsleitung offensichtlich.